Un anno di sportello al cittadino in Comune: tempo attesa medio due minuti, allo sportello di 4 minuti

Inaugurato il 9 giugno 2023, lo Sportello al Cittadino (SAC) di via Punta del Forno 2 ha da poco compiuto un anno. Per questa ricorrenza, nella mattinata odierna (lunedì 1 luglio) l’assessore comunale alle Politiche dei Servizi Generali Sandra Savino, unitamente al direttore del Dipartimento Innovazione e Servizi al Cittadino Lorenzo Bandelli e ai referenti della Coop Confini Impresa Sociale, aggiudicataria del servizio, con il presidente, Antonino Iaccarino e il vicepresidente, Paolo Pinelli, ha presentato i dati più significativi di un anno di attività del servizio.

Ha dichiarato l’assessore comunale alle Politiche dei Servizi Generali Sandra Savino: “Lo scopo dello sportello, direi fondamentale, è semplificare la vita ai cittadini. Il SAC consente infatti ai cittadini di trovare risposta a svariate istanze in un unico luogo. A distanza di un anno dall’apertura lo sportello registra un flusso costante di persone che si rivolgono al SAC con diverse richieste, con ai primi posti le esigenze attinenti al Servizio demografico e al Servizio oggetti smarriti.”

Sandra Savino ha poi ricordato che le procedure amministrative in capo al Servizio oggetti smarriti rappresentano un carico di lavoro ingente per il personale, ed ha annunciato che a tal proposito è stata attivata una piattaforma che i cittadini possono interrogare per consultare gli elenchi degli oggetti rinvenuti ed eventualmente richiedere la restituzione del bene che hanno smarrito.

Ha proseguito l’assessore comunale alle Politiche dei Servizi Generali Sandra Savino: “Rispetto al Servizio oggetti smarriti ho un bel ricordo che risale a qualche anno fa, quando riuscimmo a promuove un’asta degli oggetti non reclamati e col ricavato mettemmo l’aria condizionata in alcune case di riposo, per risollevare un po’ gli anziani: mi auguro che si riesca a ripetere l’esperienza.”

Ha poi spiegato Sandra Savino: “I tempi di fruizione del SAC sono direi ottimali, il tempo medio di attesa è di meno di due minuti, mentre quello allo sportello è di 4 minuti, con un tempo totale medio di 6 minuti. In un anno abbiamo registrato 26.608 contatti, si tratta quindi di una massa di lavoro molto ampia. Ho chiesto cosa si può migliorare e come si potrebbe monitorare il gradimento del servizio e gli uffici mi hanno confermato che l’anno prossimo presso lo Sportello verrà collocato un totem interattivo, attraverso il quale i cittadini potranno esprimere il proprio giudizio sui servizi erogati e dare suggerimenti.”

Ha così concluso l’assessore comunale alle Politiche dei Servizi Generali Sandra Savino: “Mi piace evidenziare che l’iniziativa sulla facilitazione digitale che abbiamo presentato la settimana scorsa ben si sposa con le attività del SAC, ricordo che è compito della politica individuare e comprendere le esigenze del cittadino. Ringrazio infine tutto il personale del Comune e della Cooperativa, perché svolge un lavoro importantissimo e si sta spendendo in maniera davvero efficace. Dobbiamo fare in modo che il cittadino arrivi, riceva in tempi brevi le risposte che cerca e possa tornare alle proprie occupazioni, risparmiando tempo.”

Il SAC - Sportello al cittadino fin da subito è divenuto un punto di riferimento per i cittadini nel rapportarsi con l’Amministrazione comunale, basti pensare che nel primo mese di attività (giugno 2023) si è registrata un’affluenza di 1.200 persone, con un tempo medio di attesa di meno di due minuti. Nei mesi successivi l’affluenza è rimasta assidua, con 20.099 accessi allo sportello nel periodo di riferimento (giugno 2023 – maggio 2024), ai quali si sommano gli accessi attraverso gli altri canali dedicati (telefono e comunicazioni via mail), per un totale di 26.608 contatti complessivi.

Si ricorda che presso la sede del SAC il cittadino può:
- chiedere informazioni inerenti a prestazioni, procedimenti, attività, servizi comunali (con particolare riferimento ai servizi demografici);
- presentare eventuali suggerimenti e/o segnalazioni;
- presentare istanze, comunicazioni e documenti (accettazione atti);
- consegnare e/o ritirare atti in deposito presso la Casa Comunale;
- chiedere informazioni, consegnare o ritirare oggetti smarriti/rinvenuti. 
Lo sportello si configura come primo contatto nonché snodo di accesso tra il cittadino e l’Amministrazione comunale, diventando punto unico di riferimento per il cittadino che si appresti ad effettuare le attività sopra menzionate. 

Lo sportello osserva i seguenti orari di apertura al pubblico: sportello in presenza (via Punta del Forno 2) dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle 12.30, lunedì e mercoledì anche dalle ore 13.30 alle 15; servizio di informazioni telefoniche (recapito tel. 040 6757222) dal lunedì al venerdì dalle ore 9 alle 10 e dalle ore 14 alle 15. Vi è inoltre la possibilità di scrivere una mail alla casella di posta elettronica: sportelloalcittadino@comune.trieste.it.

Per rendere ancor più agevole l’accesso in presenza, con conseguente risparmio e ottimizzazione dei tempi di attesa da parte dei cittadini, lo stesso è gestito dal sistema CodaQ, grazie ad un totem e a un monitor dedicati, o previa prenotazione dell’appuntamento attraverso la App gratuita CodaQ (da mobile) o tramite la pagina web dedicata sul sito di CodaQ (da PC) https://book.codaq.it/services/6/10/1001375.

Per meglio rispondere alle esigenze dei cittadini, uno dei tre sportelli presenta caratteristiche di accessibilità, nonché una modalità di prenotazione dedicata. 

Il SAC si affianca in particolare all’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP), all’Accettazione Atti, alla Casa Comunale, all’Ufficio Oggetti Smarriti e Rinvenuti, svolgendone la funzione di relazione con il pubblico (front office), sia in presenza che attraverso e-mail e servizio telefonico dedicato. Ciò significa che tali Uffici/Servizi continuano a svolgere le proprie funzioni e attività gestionali, di regia e di back office. La riconsegna di oggetti smarriti/rinvenuti di valore e documenti rimane a cura dell’Ufficio Oggetti Smarriti e Rinvenuti.

Nel primo anno il Servizio è stato potenziato con uno sportello sperimentale dedicato alle pratiche di cambio di indirizzo/residenza, in collaborazione con i Servizi Demografici, con un’operatrice comunale presente in alcune giornate ed orari prestabiliti per la trattazione dei casi più complessi.

Per la gestione degli oggetti smarriti/rinvenuti è stata attivata nel mese di gennaio 2024 una piattaforma online dedicata https://comune-triesteconfini.findmylost.it/, che ha reso ancora più semplice, veloce e fluido il contatto tra il cittadino (o il turista) che ha smarrito un oggetto sul territorio comunale e l’ufficio preposto, evitando alla persona di doversi recare in loco e/o telefonare per avere informazioni su un oggetto smarrito e rendendo possibile prenotarsi direttamente per la restituzione (nel caso l’oggetto risulti tra quelli pubblicati). Registrandosi al sito è possibile effettuare una ricerca nel catalogo degli oggetti rinvenuti, ma anche dialogare, mediante messaggistica integrata, con gli operatori dedicati ed attivare un alert nel caso in cui il proprio oggetto non sia ancora stato ritrovato. Ciò in linea con il processo di digitalizzazione e semplificazione dei servizi al pubblico resi dalle Pubblica Amministrazione.

Per un riepilogo di tutte le informazioni relative allo Sportello si rimanda alla pagina del sito web istituzionale dedicata al SAC: https://www.comune.trieste.it/it/sportello-al-cittadino-sac-193935.